Outlook Mails nach dem Senden in einen gewünschten Ordner verschieben

Da BIM auch Kommunikation ist, sollte der tägliche Mailverkehr ordentlich sortiert ablaufen.

Microsoft Outlook bietet zwar die Möglichkeit, mit Regeln Elemente automatisiert zu verschieben, allerdings ist das nicht immer gewünscht.

Unser Outlook.Send Tool klinkt sich in den Sendenablauf ein. Für jede Mail werden sie gefragt, in welchen Ordner diese nach dem Senden verschoben werden soll, damit nicht alle Elemente im Postausgang liegen.

So können Sie Projektbezogen steuern, wie Mails abgelegt werden sollen, auch wenn sie mit dem selben Kommunikationspartner in mehreren Projekten zu tun haben. In diesem Fall funktionieren Regeln nämlich nur sehr eingeschränkt.

 

Funktionalität

Unser Tool läuft transparent im Hintergrund und reagiert auf das Senden von eMails.

Sobald Sie den Senden Knopf gedrückt haben, erscheint ein Dialog.

Dieser bietet eine Liste der gespeicherten Ordner an. Sie können nun

  • einen der bereits vorhandenen Ordner als Ziel auswählen
  • einen neuen Ordner in die Liste mit aufnehmen
  • mit dem Knopf "Once" einen Ordner für dieses Mail angeben, ohne ihn in die Liste aufzunehmen.
  • den Dialog einfach ohne eine Auswahl mit dem X schließen, um das Mail in den Gesendeten Objekten abzulegen.

 

Die Liste der gespeicherten Ordner stellt die Favoriten dar. Somit können Sie auf diejenigen Ordner schnellstmöglich zugreifen, die gerade im aktuellen Projektgeschäft benötigt werden.

Selbstverständlich können Sie auch Ordner aus der Liste entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

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