eMails nach dem Versenden automatisch in einen Ordner verschieben

Wer kennt nicht das Problem, dass in Outlook alle gesendeten Mails im Ordner "Gesendete Objekte" landen. Wenn nun eine Zuordnung zu einem Projekt / Ansprechpartner usw erfolgen soll, können Regeln eingesetzt werden.

 

Doch wie ist das mit Regeln, wenn sie für einen speziellen Fall nicht zutreffen? Ich brauche also eine flexiblere Lösung, mit der ich beim Senden eines Mails entscheiden kann, wo es abgelegt werden soll.

 

Es gibt hierfür zwar kommerzielle Produkte, die diese Aufgabe erledigen, doch sind damit wieder Kosten verbunden und sie bieten Funktionen, die eventuell garnicht benötigt werden. Mit dem eingebauten VBA-Editor lässt sich die Aufgabe einfach erledigen.

Addin für Outlook 2010 +

Die unten beschriebene Vorgehensweise funktioniert leider mit den neueren Outlookversionen nicht mehr so einfach. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, ein eigenes Addin für Outlook zu schreiben.

Die Informationen hierzu finden Sie unter dieser Seite.

VBA Projekt bearbeiten

Mit der Tasenkombination ALT+F11 kann in Outlook der VBA-Editor gestartet werden.

 

Nun können Sie den folgenden Sourcecode einfügen.

Public Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)

    Dim myFolder As MAPIFolder
    Dim myOlApp As Outlook.Application
      
    Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set olNS = myOlApp.GetNamespace("MAPI")
   
    If (Item.MessageClass = "IPM.Note") Then
   
        Set myFolder = olNS.PickFolder
       
        If Not (myFolder Is Nothing) Then
            Set Item.SaveSentMessageFolder = myFolder
        End If
    Else
       
    End If
End Sub

Speichern Sie das Projekt und schließen Sie den Editor.

ERROR: Content Element with uid "576" and type "multimedia" has no rendering definition!

VBA Projekt zertifizieren

Die Funktionen stehen nun direkt zur Verfügung. Wenn eine Mail verschickt wurde, erscheint ein Dialog und Outlook fragt nach dem Zielordner. Wenn Sie den Dialog mit OK beenden wird die Mail aus dem Ordner Gesendete Objekte in den gewählten Ordner verschoben. Im Gegensatz zu festen Regeln können Sie also Projektweise entscheiden, wohin die Mail passt.

 

Um die Routinen auch bei einem Neustart problemlos laden zu können sollten Sie ein Zertifikat für das VBA Skript ausstellen.

Sie finden das Programm hierfür unter Start-> Programme-> Microsoft Office-> Office Tools.

Mit "Digitales Zertifikat für VBA-Projekte" können Sie ein beliebig benanntes Zertifikat anlegen.

Nun muss dieses Zertifikat noch dem VBA Projekt zugewiesen werden. Das können sie im VBA Editor unter Extras erledigen. Wählen Sie hier ihr eben erstelltes Zertifikat wieder aus.